基于標(biāo)準(zhǔn)成本管理模式的用友ERP系統(tǒng)存貨管理探析
本文通過對(duì)A公司以前購進(jìn)物料存貨價(jià)格體系進(jìn)行梳理，對(duì)未來采購物料存貨計(jì)價(jià)進(jìn)行探析，提出相關(guān)解決方案，以便于ERP系統(tǒng)更好地服務(wù)于公司管理，使存貨計(jì)價(jià)更加真實(shí)、可靠，為實(shí)踐中存在類似情況的企業(yè)提供參考。
0 引言
標(biāo)準(zhǔn)成本差異的計(jì)算及分?jǐn)偸菢?biāo)準(zhǔn)成本制度的核心工作內(nèi)容之一，合理的標(biāo)準(zhǔn)成本差異處理方法是標(biāo)準(zhǔn)成本制度在成本控制、成本分析及績效考核等方面能夠有效發(fā)揮作用的前提。實(shí)踐中，可能因企業(yè)管理習(xí)慣、業(yè)務(wù)操作、人員素質(zhì)及信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)等原因，導(dǎo)致標(biāo)準(zhǔn)成本差異分?jǐn)偀o法按常規(guī)會(huì)計(jì)教材列示的方法進(jìn)行，需要根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況進(jìn)行適當(dāng)改變，確保在低投入成本的情況下，取得較高質(zhì)量的會(huì)計(jì)信息，滿足企業(yè)管理需要。本文以A企業(yè)的實(shí)際情況為例，探析標(biāo)準(zhǔn)成本差異的實(shí)務(wù)處理方式。A企業(yè)是一家國內(nèi)再造煙葉制造企業(yè)，使用的管理軟件是用友ERP軟件，成本管理采用標(biāo)準(zhǔn)成本管理模式，原料主要來自卷煙生產(chǎn)和復(fù)烤加工企業(yè)的煙梗、碎片、煙末等煙草副產(chǎn)品，這些原料因?yàn)轭w粒度小，在卷煙制造環(huán)節(jié)不能直接應(yīng)用在卷煙產(chǎn)品中。該公司利用先進(jìn)的生產(chǎn)工藝和新技術(shù)，將以上原料加工成再造煙葉后，重新回到卷煙加工企業(yè)進(jìn)行回收再利用，可以起到降本增效、降焦減害和資源回收再利用的作用，提高煙草原料的利用率，一定程度上可以減少煙草原料種植面積，提高土地資源使用率。A企業(yè)在管理過程中，對(duì)存貨入賬價(jià)值抓取的是標(biāo)準(zhǔn)價(jià)，實(shí)際價(jià)與標(biāo)準(zhǔn)價(jià)的差異以及與原料直接相關(guān)費(fèi)用分?jǐn)偟酱尕泝r(jià)值上，待原料存貨實(shí)際消耗時(shí)，該差異再在實(shí)際消耗與存貨之間進(jìn)行攤銷。而在實(shí)際管理過程中，財(cái)務(wù)賬與存貨賬之間產(chǎn)生了差異，違背了會(huì)計(jì)核算的真實(shí)性原則。為此，該企業(yè)組織相關(guān)人員對(duì)出現(xiàn)的差異及存貨物資價(jià)格體系進(jìn)行了梳理，并提出了改進(jìn)意見，從源頭上避免類似情況再次發(fā)生。
1 財(cái)務(wù)賬與存貨賬差異產(chǎn)生原因及背景
實(shí)際管理過程中財(cái)務(wù)賬與存貨賬之間產(chǎn)生的差異主要包括采購價(jià)差、裝卸費(fèi)用、運(yùn)輸費(fèi)用、分選費(fèi)用和分選損失等。該部分原料從不同供應(yīng)商購進(jìn)時(shí)，均是以一個(gè)原料名稱入庫。其實(shí)這些物料是由不同產(chǎn)地或不同等級(jí)的原料組成，因此根據(jù)生產(chǎn)工藝要求，對(duì)從供應(yīng)商處采購來的物料一般均需要通過ERP系統(tǒng)形態(tài)轉(zhuǎn)化成多個(gè)物料。
1.1 原料采購價(jià)差
根據(jù)采購原料結(jié)算特殊性，收到發(fā)票時(shí)間滯后于存貨入庫時(shí)間，且滯后時(shí)間較長。當(dāng)某種物料被轉(zhuǎn)換成新物料或耗用后收到發(fā)票，系統(tǒng)執(zhí)行發(fā)票校驗(yàn)、確認(rèn)物料實(shí)際價(jià)與標(biāo)準(zhǔn)價(jià)之間差異時(shí)，財(cái)務(wù)總賬確認(rèn)了此差異，但存貨模塊因物料結(jié)存量為零無法記錄，因此導(dǎo)致兩個(gè)模塊之間存在差異。
1.2 卸貨費(fèi)用、運(yùn)輸費(fèi)、分選費(fèi)用、分選損失
原料物資到達(dá)A企業(yè)后，后續(xù)的運(yùn)輸作業(yè)、卸貨作業(yè)和分選作業(yè)會(huì)產(chǎn)生相應(yīng)費(fèi)用支出和分選損失。對(duì)于A企業(yè)來說，來自不同地方的原料物資運(yùn)輸費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)在一個(gè)財(cái)年之內(nèi)是不變的，卸貨費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)和分選費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)也如此，但相關(guān)費(fèi)用結(jié)算時(shí)間相對(duì)于存貨入庫作業(yè)時(shí)間滯后，當(dāng)某種物料被轉(zhuǎn)換成新物料或耗用后才結(jié)算相關(guān)費(fèi)用發(fā)票時(shí)，總賬確認(rèn)了此費(fèi)用但存貨模塊因物料結(jié)存量為零而無法記錄，導(dǎo)致兩個(gè)模塊之間存在差異。
1.3 分選作業(yè)不規(guī)范
A企業(yè)對(duì)原料存貨的分選作業(yè)規(guī)范不夠精細(xì)，導(dǎo)致操作上存在隨意性，也會(huì)使分選作業(yè)增加進(jìn)而導(dǎo)致分選費(fèi)用和分選損失增大，從而使存貨價(jià)值隨著倉儲(chǔ)時(shí)間后延而增值。
2 解決財(cái)務(wù)賬與存貨賬差異問題的方案
2.1 現(xiàn)有庫存原料物資存貨
2.1.1 原料采購價(jià)
A公司試圖采用加權(quán)平均法和倒推法重新定價(jià)現(xiàn)有庫存原料物資價(jià)格，通過對(duì)兩種方法進(jìn)行比較，倒推法計(jì)算出來的原料價(jià)格更接近現(xiàn)實(shí)采購物資價(jià)格，決定采用倒推法作為重新定價(jià)的方法。具體做法是：針對(duì)現(xiàn)有庫存原料物資，翻閱最后幾次采購價(jià)格，如果剩余存貨數(shù)量小于最后一次采購入庫數(shù)量，則以最后一次采購價(jià)格作為現(xiàn)有庫存物資的定價(jià)價(jià)格；如果剩余物資的庫存數(shù)量大于最后一次或幾次的采購數(shù)量，則以最后幾次采購的價(jià)格計(jì)算出的加權(quán)平均價(jià)作為現(xiàn)有庫存物資的定價(jià)價(jià)格。
2.1.2 卸貨費(fèi)用
因?yàn)樗性衔镔Y到A企業(yè)后都存在卸貨作業(yè)，定價(jià)采用最近年度與外協(xié)勞務(wù)單位簽訂的卸貨單價(jià)作為現(xiàn)有物資存貨的單位定價(jià)價(jià)格。
2.1.3 分選費(fèi)用、分選損失
對(duì)于A企業(yè)采購入庫的原料物資，除了少部分不需分選直接使用外，大部分需要分選進(jìn)行形態(tài)轉(zhuǎn)換成為新的物料代碼和名稱，針對(duì)該部分分選的物料存貨，需先查找該分選后的物料對(duì)應(yīng)到分選前的物料分選單，根據(jù)當(dāng)時(shí)分選費(fèi)用單價(jià)和分選前數(shù)量計(jì)算出分選前的總分選費(fèi)用，再按分選總費(fèi)用除以分選后物料數(shù)量，計(jì)算得到的單位分選費(fèi)用作為該部分物資存貨分選費(fèi)用的定價(jià)價(jià)格。同時(shí)將分選前的原料采購成本除以分選后的存貨物資數(shù)量，減去根據(jù)上述倒推法核定出來的定價(jià)價(jià)格之間的差異，作為分選損失的定價(jià)價(jià)格。通過上述3種定價(jià)即可得出以下：原料物資存貨成本C=原料采購價(jià)+卸貨費(fèi)用+分選費(fèi)用+分選損失。
通過該方法核定的價(jià)格必然與財(cái)務(wù)總賬之間存在差異，處理方式建議如下。方式一：①計(jì)算購進(jìn)原料物資的存耗比R=消耗原料物資量QE/購進(jìn)原料物資量QP；②當(dāng)期損益金額A1=C×R；③以后期間攤銷金額A2=C-A1；④對(duì)于以后期間攤銷成本金額，建議可以采用存貨周轉(zhuǎn)率來逐期攤銷。方式二：①期初成本+本期采購成本-ERP結(jié)存成本=銷貨成本1；②期初成本+本期采購成本-定價(jià)成本=銷貨成本2；③當(dāng)年分配差異=銷貨成本2-銷貨成本1。兩種方式相比：方式一簡(jiǎn)單、直觀、易操作，但差異在當(dāng)年反映部分可能會(huì)牽涉所得稅納稅調(diào)整；方式二將各年的差異篩選出來，增加工作量，但將以前年度差異記錄到“以前年度損益調(diào)整”，當(dāng)年應(yīng)承擔(dān)部分作為當(dāng)年銷售成本，可在一定程度上避免所得稅納稅調(diào)整。
2.2 新購入原料物資存貨
2.2.1 采購價(jià)取數(shù)及采購價(jià)差異分?jǐn)?/p>
對(duì)于新購進(jìn)原料物資存貨，A公司優(yōu)化了原料物資存貨的取數(shù)方式，從標(biāo)準(zhǔn)價(jià)取數(shù)轉(zhuǎn)變?yōu)橛唵巍⒑贤瑑r(jià)格取數(shù)，因?yàn)橛唵?、合同價(jià)格是已跟供應(yīng)商談妥、雙方確認(rèn)后的價(jià)格，因此完全消除了存貨取數(shù)價(jià)格與存貨結(jié)算價(jià)格之間的差異。該方式改變后，無論發(fā)票滯后多長時(shí)間，也無論收到發(fā)票時(shí)存貨消耗多少，從源頭上避免了差異無法攤銷到對(duì)應(yīng)物料的問題。
2.2.2 運(yùn)輸費(fèi)和卸貨費(fèi)用
對(duì)于新采購物料來說，采購年度對(duì)來自不同地方的單位運(yùn)輸費(fèi)以及貨到A公司后的單位卸貨費(fèi)用，A公司每年都與相關(guān)外協(xié)單位簽訂了相關(guān)協(xié)議，該公司業(yè)務(wù)部門在ERP系統(tǒng)利用虛擬發(fā)票的方式，在存貨入賬時(shí)將該部分費(fèi)用計(jì)提分?jǐn)偟较鄳?yīng)物料存貨成本中。
2.2.3 原料分選費(fèi)用
對(duì)于原料分選費(fèi)用，A公司將嚴(yán)格規(guī)范原料分選作業(yè)及其作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，從源頭上嚴(yán)把原料質(zhì)量關(guān)，禁止那些使用價(jià)值較低的原料物資進(jìn)入公司倉庫。同時(shí)根據(jù)工藝管理需要，對(duì)于確實(shí)需要分選作業(yè)的原料物資，嚴(yán)格控制管理流程，避免隨意分選、減少不增值和增值少的分選作業(yè)。同時(shí)，A公司每年均與外協(xié)合作方簽訂相關(guān)分選作業(yè)協(xié)議，對(duì)于確實(shí)需要分選的業(yè)務(wù)，從源頭上將該部分費(fèi)用通過虛擬發(fā)票形式先計(jì)提分?jǐn)偟较鄳?yīng)物料上，而不是等到分選作業(yè)完成，需分選物料結(jié)存為零時(shí)再來討論分選費(fèi)用如何分?jǐn)倖栴}。對(duì)于上述采購價(jià)差、運(yùn)輸費(fèi)、卸貨費(fèi)用、分選費(fèi)用，采用虛擬發(fā)票方式先計(jì)提分?jǐn)偟较鄳?yīng)物料上，并要求業(yè)務(wù)部門嚴(yán)格將該部分業(yè)務(wù)的結(jié)算單據(jù)分開。待實(shí)際結(jié)算時(shí)，結(jié)算費(fèi)用與計(jì)提費(fèi)用之間的差異已經(jīng)微乎其微，可以直接將其結(jié)轉(zhuǎn)到相關(guān)制造費(fèi)用。
2.3 嚴(yán)格規(guī)范管理
A公司針對(duì)之前管理過程中存在的問題，提出了一系列改進(jìn)措施，杜絕從源頭上避免類似問題再次出現(xiàn)，具體措施如下。
2.3.1 進(jìn)行業(yè)務(wù)流程再造
A公司對(duì)采購、質(zhì)檢、入庫、倉儲(chǔ)、領(lǐng)用等主業(yè)務(wù)流程進(jìn)行全面梳理，打通流程節(jié)點(diǎn)，打破部門間的邊界，進(jìn)行業(yè)務(wù)流程再造，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程無縫對(duì)接。通過業(yè)務(wù)流程來管人、管事、管業(yè)務(wù)，改變過去人盯人的戰(zhàn)術(shù)。
2.3.2 嚴(yán)格規(guī)定業(yè)務(wù)處理時(shí)限
ERP系統(tǒng)是A公司主業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，涵蓋了公司大部分管理業(yè)務(wù)。A公司針對(duì)過去業(yè)務(wù)部門只管業(yè)務(wù)操作、忽視ERP系統(tǒng)處理等問題，規(guī)定所有業(yè)務(wù)必須在24小時(shí)以內(nèi)完成ERP系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理。同時(shí)，根據(jù)內(nèi)控管理要求，將合同簽訂蓋章環(huán)節(jié)調(diào)整到財(cái)務(wù)管理部門，通過該環(huán)節(jié)督促業(yè)務(wù)部門及人員在蓋合同章時(shí)確保ERP系統(tǒng)錄入數(shù)據(jù)的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。
2.3.3 完善ERP系統(tǒng)操作說明書
通過上述梳理和規(guī)范，該公司財(cái)務(wù)人員也發(fā)覺：很多業(yè)務(wù)人員對(duì)ERP系統(tǒng)業(yè)務(wù)操作不熟悉、業(yè)務(wù)處理滯后及業(yè)務(wù)操作不規(guī)范，并非他們有意而為，而是不清楚有相關(guān)規(guī)定和相關(guān)規(guī)范要求，因此，完善ERP系統(tǒng)操作說明書迫在眉睫。A公司相關(guān)管理人員花了大量時(shí)間和精力，完善了ERP系統(tǒng)操作說明書，規(guī)避了很多上述存在的問題。
